取引先との接待を任されたものの、「何から準備すればいいかわからない」という方も多いのではないでしょうか。接待は、当日の振る舞い以上に事前の段取りで成否が決まると言っても過言ではありません。
この記事では、幹事が押さえておきたい接待の準備を、時系列のチェックリストでご紹介します。
接待の目的とゲストを確認する
まず最初に確認したいのが「何のための接待か」という目的です。
- 日頃の感謝を伝えるため
- 新しい取引のきっかけをつくるため
- 担当者同士の関係を深めるため
目的によって、お店の格や人数構成、当日の話題選びが変わってきます。あわせて、ゲストの役職・人数・好きな料理やお酒・苦手な食べ物を、事前にさりげなく確認しておきましょう。
お店選びと予約のポイント
個室があるお店を選ぶ
商談の話が出ることもあるため、周囲を気にせず話せる個室があるお店がおすすめです。
アクセスの良さを重視する
ゲストの会社や最寄り駅から移動しやすい場所を選ぶと、それだけで印象が良くなります。
事前に下見をしておく
可能であれば一度お店を訪れ、席の配置やお手洗いの場所、雰囲気を確認しておくと当日あわてずに済みます。
当日までに準備しておくこと
| 時期 | 準備すること |
|---|---|
| 2〜3週間前 | 目的・日程・参加者の確定、お店の予約 |
| 1週間前 | ゲストへの案内送付、コース内容・飲み物の確認 |
| 2〜3日前 | 参加者の最終確認、手土産の準備、コンパニオン等の手配 |
| 前日 | お店への人数・時間の最終連絡、席次の確認 |
席次は、入口から最も遠い席が上座です。ゲストの中で最も役職の高い方に上座へ座っていただきましょう。
当日の進行で気をつけたいこと
- ゲストより先に到着し、お店の方と最終確認をする
- 乾杯の挨拶は短く、簡潔に
- グラスの空き具合や料理の進みに気を配る
- 仕事の話ばかりにならないよう、話題の幅を持たせる
- お会計はゲストの目に触れないよう、事前に済ませておく
幹事が気配りに追われてしまうと、肝心のゲストとの会話がおろそかになりがちです。お酌や取り分け、場の盛り上げを宴会コンパニオンに任せるのも、接待を成功させる方法のひとつです。
お見送りと翌日のお礼まで
接待は、お店を出て終わりではありません。タクシーの手配やお見送りまで丁寧に対応し、翌日の午前中にはお礼のメールや電話を入れましょう。こうした細やかな対応が、次の関係づくりにつながります。
まとめ
接待の成功は、目的の確認・お店選び・当日の気配りという段取りの積み重ねで決まります。「当日の盛り上げに不安がある」という幹事様は、会食レディへお気軽にご相談ください。
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